Conceitos utilizados na oficina!
Bom dia, caros leitores!
Para vocês que vão visitar nossa oficina e também para você que não conseguirá ir, colocaremos a seguir uma lista dos conceitos e definições usados na formulação do trabalho de forma mais clara e compreensível.
Segue o Dicionário do Quarteto:
Arquivologia:
Pode ser definida de forma simplista como o estudo dos arquivos e dos documentos de arquivo, ou seja, a Arquivologia é responsável por toda a vida dos documentos de arquivo, os processos envolvidos desde sua criação até sua destinação final, as políticas de preservação, passando por todas as fases do seu ciclo vital e todas as funções arquivísticas, que são: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão.
Arquivo:
Os arquivos são instituições públicas ou privadas, que têm como principais funções ou processos a: criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, comunicação e conservação dos documentos gerados em decorrência do exercício das atividades funcionais que se estabelecem primordialmente pelas vias jurídico-administrativas.
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998).
Documento:
Documento pode ser definido como informação em suporte, ou seja, dados fixados em algum material, seja ele físico ou eletrônico.
Documento de Arquivo:
O documento de arquivo é o documento criado com um propósito, uma finalidade (por vezes administrativa) ou durante o curso de uma atividade.
Diplomática:
Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. (Dicionário de Terminologia Arquivística).
Tal definição pode parecer um pouco incompleta, mas podemos complementar dizendo que a diplomática lida com o estudo da autenticidade dos documentos, a partir da análise do trâmite e da identificação de sua espécie documental. Ou seja, a diplomática nos diz se um documento é aquilo que ele diz ser.
Tipologia Documental:
A tipologia documental é responsável por permitir a compreensão do documento identificado pela Diplomática (espécie) dentro da organicidade do arquivo. A junção da espécie com a função de uso para o titular do arquivo é responsável por definir o tipo documental(...). (MARQUES, STAMPA, 2012)
A tipologia documental pode ser definida, de forma rudimentar, como o estudo dos tipos documentais, descritos pela simples equação espécie+função. Ou seja, a tipologia dos documentos é uma análise de espécies documentais dentro de um contexto de criação, para identificar sua função dentro desse contexto. Dessa forma, ela é parceira da diplomática, ou uma extensão de atuação da mesma com uma aplicabilidade arquivística.
Espécie Documental:
“Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: ata, boletim, certidão, declaração, relatório"
(CAMARGO & BELLOTTO, 1996.)
Isso quer dizer que a espécie documental é de certa forma, o nome dado ao documento, como: ata (ou ata de reunião, ata de registro, ata de apreciação...); carta (ou carta convite, carta de seleção...)
Produtor Arquivístico:
O produtor arquivístico, ao contrario do que nos pode parecer, não é necessariamente aquele que desenvolveu e deu forma a um documento, mas é aquele responsável pelo documento, é com quem o documento será guardado para efeito de prova. Assim como em nosso exemplo, o produtor arquivístico do formulário de solicitação é a UnB e não o aluno que o preencheu.
Autenticidade:
Qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade. (Conarq)
Isso quer dizer que um documento autentico não possui nenhum vício, mácula ou corrupção. Para sua verificação existem uma série de padrões e requisitos a serem obedecidos, como assinaturas, carimbos, selos, etc).
Trâmite:
Curso do documento documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa (Dicionário de Terminologia Arquivística).
Classificação
Organização dos documentos de um documentos de arquivo ou coleção, de coleção acordo com um plano de classificação, classificação código de classificação ou quadro de arranjo.
Análise e identificação do conteúdo de documentos, documentos seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
(Dicionário de Terminologia Arquivística)
Link da Secretaria de Administração Acadêmica (com todos os editais dos anos anteriores)