Explorando o Arquivo Central da UnB!

Bom dia, caros leitores!

Durante a última aula de DTD (Diplomática e Tipologia Documental), o professor propôs uma atividade interessante em que deveríamos responder a uma série de perguntas tendo como base as informações coletadas por cada um dos integrantes do grupo durante investigação/observação do Arquivo Central da UnB (ACE/UnB).

Infelizmente estávamos em número reduzido e realizamos a atividade com apenas três dos quatro integrantes.

Segue uma breve explicação da execução da atividade e dos personagens nela envolvidos:

A atividade consiste na ação de quatro personagens:

- Observador: responsável por apenas olhar e coletar informações através de observações feitas do arquivo permanente do ACE/UnB (arquivo Central da Universidade de Brasília), sem permissão para tocar nos documentos ou fazer perguntas.

- Jornalista: responsável por coletar informações através de perguntas feitas a pessoas aleatórias que se encontravam nos arredores do ACE.

- Entrevistador: responsável por coletar informações através de perguntas feitas a uma das servidoras do Arquivo Central.

- Relator: responsável por agrupar as informações recebidas pelos outros três integrantes e transmiti-las à turma.

--Com apenas três integrantes, excluímos o personagem "jornalista" de nossa atividade--

Seguem nossas conclusões da atividade:

1) Quais (algumas) as espécies documentais existentes no ACE?

1- Relatório de atividades

2- Frequência individual de servidores (029.11)

3- Processo de transferência

4- Processos de compra (material de consumo)

5- Processo de assistência á saúde de servidores

6- Ata de criação de comissões

2) Quais as correspondentes funções de tais espécies?

1- Registro das atividades executadas

2- Controle de frequência para adicionais ou salário

3- Registro da transferência de alunos

4- Aprovação de contas da universidade

5- Aprovação de contas da universidade

6- Registro de criação de comissões

3) Quais os tipos documentais existentes no ACE?

1- Relatório de atividades para registro das atividades executadas (simplificável para Relatório de atividades)

2- Frequência individual de servidor para obtenção de adicional (simplificável para Frequência individual de servidores)

3- Processo de transferência compulsória para realização de transferência (simplificável para Processo de transferência)

4- Processo de de compra de materiais de consumo para aprovação de contas (simplificável para Processo de Compra de materiais de consumo)

5- Processo de assistência à saúde de servidores para aprovação de contas (simplificável para Processo de assistência à saúde de servidores)

6- Ata de criação de comissões para registro de criação de comissões (simplificável para Ata de criação de comissões)

4) Relacione as séries documentais do ACE com as respectivas fases do ciclo vital, de acordo com a teoria das três idades.

5) Sugira um plano de classificação para as os documentos do ACE.

Pensamos em um modelo de Plano de Classificação que, à semelhança daquele estabelecido pelo CONARQ (res. nº 14), é organizado em grupos, subgrupos e classes, ou alguma nomeação diferente que transmita a ideia de hierarquia. Porém, sugerimos que os documentos sejam classificados de acordo com o primeiro nome de identificação da espécie, o nome completo da espécie e, por último, o nome da espécie com mais algum tipo de especificação (como o setor, a unidade ou até o assunto).

Exemplo:

GRUPO ATA

SUBGRUPO ATA DE REUNIÃO

ATA DE CRIAÇÃO

ATA DE AUDIÊNCIA

ATA DE PREÇOS

CLASSE ATA DE REUNIÃO DO SETOR DE COMPRAS

ATA DE REUNIÃO DOS CHEFES DE SERVIÇO

(Cremos, porém, que tal forma de classificação não seria efetiva em arquivos históricos,l já que os mesmos podem exigir uma organização mais relacionada com o assunto/fato/acontecimento do que com a espécie documental)

6) Quais ações arquivísticas poderiam ser implementadas no ACE?

Durante entrevista com uma das servidoras do Arquivo Central e durante a análise visual dos documentos do ACE, entendemos que algumas ações arquivísticas de melhoria já estão em andamento, como a criação de alguns manuais. Porém, percebemos algumas necessidades pendentes como a padronização das atividades lá realizadas, a fim de promover um modelo de atuação e prevenir que aconteçam erros na execução das responsabilidades do arquivo. Tal padronização permite uma melhoria na análise de desempenho, nos processos de responsabilização e nas definições de mudanças de otimização.